Software für Personal Trainer: 9 Fragen vor der Entscheidung

1. Zahlst du pauschal oder pro Kunde?

Zwei Abrechnungsarten sind üblich: ein fester Monatspreis für eine Spanne von Kunden – oder eine Staffel, die mit jedem Kunden mitwächst. Die Staffel wirkt am Anfang günstig, weil sie bei wenigen Kunden fast nichts kostet. Rechne sie für die Kundenzahl durch, die du in einem Jahr haben willst, nicht für die von heute. Der Unterschied zwischen beiden Modellen kann bei 20 bis 30 Kunden schnell über 1.000 Euro im Jahr betragen.

2. Ist wirklich alles drin – oder kosten Module extra?

Achte darauf, was im Grundpreis steht und was dazugebucht wird. Typische Zusatzposten sind Ernährung und Makros, Terminbuchung, Abrechnung oder ein Reha-Modul. Manche Anbieter berechnen Zusatzpakete nicht pauschal, sondern je Kunde und Monat – bei 30 Kunden ist das ein dreistelliger Betrag im Jahr, der in keiner Preisübersicht auftaucht.

3. Gibt es eine einmalige Einrichtungsgebühr?

Ein Starter- oder Einrichtungspaket taucht oft erst im Kleingedruckten oder nach der Testphase auf. Frag danach, bevor du testest – sonst rechnest du zwei Wochen mit dem falschen Betrag.

4. Sehen deine Kunden dich oder den Anbieter?

Das ist der Punkt, der über den Eindruck bei deinen Kunden entscheidet. Prüfe zwei Dinge getrennt: Ist dein Logo mit deiner Farbe überhaupt möglich – und ab welchem Tarif? Bei einigen Anbietern liegt das erst in der höchsten Stufe, deren Preis nur auf Anfrage genannt wird. Wenn deine Kunden in der App den Namen eines fremden Unternehmens lesen, wirkt deine Betreuung wie ein Zukauf und nicht wie dein Angebot.

5. Müssen deine Kunden etwas installieren?

Eine App aus dem Store wirkt hochwertig, kostet dich aber Kunden: Jeder Download ist eine Hürde, besonders bei älteren Kunden und bei vollem Handyspeicher. Die Alternative sind Programme, die im Browser laufen und sich mit zwei Fingertipps auf den Startbildschirm legen lassen – das sieht aus wie eine App, ohne dass jemand im Store suchen muss. Frag nach, ob es beides gibt.

6. Wo liegen die Gesundheitsdaten deiner Kunden?

Trainingsdaten, Gewicht, Beschwerden – das sind Gesundheitsdaten, und für die gelten strengere Regeln. Zwei Dinge solltest du schriftlich haben:

• Den Serverstandort. „DSGVO-konform" auf der Startseite ist keine Ortsangabe. Schau in die Datenschutzerklärung des Anbieters: Stehen dort Dienstleister aus den USA, kann es zu Übermittlungen dorthin kommen – auch wenn vorne „Server in Europa" steht.
• Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Den brauchst du, nicht der Anbieter: Sobald du Kundendaten über eine fremde Software verarbeitest, bist du dafür verantwortlich. Frag danach, bevor du unterschreibst.

7. Kannst du testen, ohne mit jemandem zu sprechen?

Manche Anbieter zeigen die Software nur in einer Demo mit Vertriebsgespräch und nennen den Preis erst im Angebot danach. Das ist bei großen Studio-Systemen üblich und nicht unseriös – aber du verlierst Zeit und kannst nicht in Ruhe vergleichen. Prüfe: Gibt es einen echten Testzugang, wie lange, und musst du dafür Zahlungsdaten hinterlegen?

8. Brauchst du Abrechnung und Verträge in derselben Software?

Wenn du Mitgliedsbeiträge per SEPA einziehen, Verträge verwalten und Mahnungen verschicken willst, brauchst du ein größeres Studio-System. Das können wir nicht – activfit ist auf die Betreuung ausgelegt, nicht auf die Buchhaltung. Wenn das für dich zentral ist, bist du bei einer Studio-Verwaltungssoftware besser aufgehoben, auch wenn sie mehr kostet und schwerer zu bedienen ist.

9. Wie kommst du wieder raus?

Frag vor dem Start nach drei Dingen: Wie lange bindet dich der Vertrag – monatlich kündbar oder zwölf Monate mit Kündigungsfrist? Bekommst du deine Pläne und Kundendaten beim Ausstieg heraus? Und was passiert mit den Daten, wenn du nichts tust? Ein Jahresvertrag mit drei Monaten Kündigungsfrist bedeutet: Du entscheidest heute für bis zu fünfzehn Monate.

Kurz zusammengefasst